Ausgangslage
Jeden Morgen musste ich den Gmail-Posteingang E-Mail für E-Mail durchgehen und den Nachrichten die passenden Labels zuweisen. Je nach Umfang des Posteingangs nahm diese wiederkehrende Arbeit manchmal bis zu 30 Minuten in Anspruch.
Die Labels erleichterten zwar die Übersicht und das spätere Wiederfinden der Nachrichten. Ihre manuelle Vergabe war jedoch zeitaufwendig und bestand jeden Tag aus denselben Arbeitsschritten. Deshalb suchte ich nach einer Möglichkeit, diese Routine weitgehend zu automatisieren.
Lösung
Auf Grundlage einer bestehenden n8n-Vorlage entwickelte ich mit KI-Unterstützung eine Automatisierung für Gmail. Den Workflow passte ich an meine Anforderungen an und betrieb ihn über eine eigene n8n-Installation auf einem externen Server.
Nach dem Eingang einer neuen E-Mail glich die Automatisierung deren Inhalt mithilfe von Gemini mit den vorhandenen Labels ab. Anschliessend wies sie der Nachricht automatisch die passenden Labels zu.
Im laufenden Einsatz zeigte sich, dass bereits geöffnete E-Mails zunächst nicht verarbeitet wurden. Dies konnte vorkommen, wenn ich eine Nachricht schneller öffnete, als die Automatisierung sie erfasste. Deshalb erweiterte ich den Ablauf so, dass der Lesestatus für die Labelvergabe keine Rolle mehr spielte.
Ergebnis
Die neu eingegangenen E-Mails wurden automatisch vorsortiert. Statt jede Nachricht einzeln zu bearbeiten, musste ich die vergebenen Labels nur noch kurz kontrollieren und bei Bedarf korrigieren. Der dafür notwendige Zeitaufwand war deutlich geringer als bei der vollständig manuellen Zuordnung.
Mit einer überschaubaren Auswahl von zehn bis zwanzig Labels arbeitete die Automatisierung in meinem Einsatz zuverlässig. Bei mehr als hundert möglichen Labels kam es vereinzelt zu unpassenden Zuordnungen. Für einen dauerhaften Einsatz in diesem Umfang wären deshalb weitere Anpassungen sinnvoll gewesen.
Da ich den Gmail-Posteingang später nicht mehr im gleichen Umfang nutzte, schaltete ich die Automatisierung wieder ab. Das Beispiel zeigt dennoch, wie sich eine täglich wiederkehrende Routine mit vorhandenen Werkzeugen und KI-Unterstützung deutlich vereinfachen lässt.
Jeden Morgen dieselben Handgriffe?
Vielleicht verbringst du ebenfalls regelmässig Zeit damit, E-Mails zu sortieren, Informationen zu übertragen oder andere wiederkehrende Arbeiten von Hand zu erledigen.
Schilder mir kurz, welcher Ablauf dich Zeit und Nerven kostet. Gemeinsam finden wir heraus, ob er sich mit einem vorhandenen Werkzeug oder einer passenden Automatisierung vereinfachen lässt.
